Organisation des vacances

Organisez l’ensemble de vos périodes de vacances dans un fichier conçu pour les accueils collectifs de mineurs.

Programme d’activités, réservations, planning de l’équipe, achats, tâches et budget sont regroupés dans un même outil. Les différents onglets sont reliés pour retrouver automatiquement les informations là où vous en avez besoin.

L’outil permet d’organiser jusqu’à 28 salariés, 4 groupes et les 6 périodes de vacances de l’année : Toussaint, Noël, hiver, printemps, juillet et août.

Ce que contient l’outil

Un espace Paramètres

• Dates d’ouverture de chaque période

• Configuration des semaines et des jours ouverts

• Jusqu’à 4 groupes avec leurs quotas d’encadrement

• Jusqu’à 28 salariés avec leur fonction et leur volume horaire

• Ajustements individuels en cas d’absence anticipée

• Fournisseurs, magasins et prestataires

• Catégories et listes d’activités

Un programme d’activités

• Programme organisé par période, semaine et groupe

• Effectif maximal prévu pour chaque journée

• Activités du matin et de l’après-midi (maximum 3 par demi-journée)

• Menus déroulants personnalisés

• Couleurs automatiques selon les catégories d’activités

• Dates générées depuis les périodes configurées

Un suivi des réservations

• Sorties et interventions

• Dates, lieux, groupes et effectifs concernés

• Horaires et moyens de transport
  

• Suivi des devis et des confirmations

• Acomptes, soldes et coûts

Un planning de l’équipe

• Répartition des animateurs par groupe

• Effectifs maximaux repris depuis le programme

• Nombre d’animateurs à prévoir calculé selon les quotas

• Planning journalier

• Horaires, pauses, ouvertures et fermetures

• Heures planifiées et réalisées

• Synthèse hebdomadaire par salarié

Un suivi des achats

• Besoins matériels pour chaque période

• Articles, quantités et activités concernées

• Magasins, fournisseurs et coûts

• Statut des achats

• Indicateurs automatiques

• Liste de courses générée selon le magasin sélectionné

Une check-list

• Tâches à réaliser

• Catégories et échéances

• Niveaux de priorité

• Observations

• Statut automatique selon les cases cochées

• Tâches terminées automatiquement barrées

Un suivi du budget

• Budget disponible pour chaque période

• Dépenses prévisionnelles et réelles

• Écarts calculés automatiquement

• Répartition des dépenses par catégorie

• Synthèse budgétaire par période

Des automatisations intégrées

Les informations renseignées dans les Paramètres alimentent les menus déroulants et les calculs du fichier. Les dates, besoins d’encadrement, volumes horaires, indicateurs, listes de courses et écarts budgétaires sont calculés automatiquement.

Une navigation facilitée

Des liens permettent d’accéder directement à chaque période ou tableau. Certains tableaux peuvent également être repliés pour alléger l’affichage.

Un guide d’utilisation

Chaque onglet contient des indications précises sur les informations à compléter et les éléments automatisés.

L’outil est disponible sur Google Sheets et accessible immédiatement après l’achat.